Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: τι πρέπει να οργανώσει πρακτικά η επιχείρησή σας

Η μετάβαση στο ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι, στην πράξη, λιγότερο θέμα λογισμικού και περισσότερο θέμα οργάνωσης. Το παραστατικό διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ πριν ξεκινήσει η διακίνηση, λαμβάνει μοναδικό αριθμό καταχώρησης και QR code, και στη συνέχεια παρακολουθείται μέχρι την παραλαβή του από τον αντισυμβαλλόμενο. Αυτό σημαίνει ότι μια καθυστέρηση στην αποθήκη ή ένα λάθος στα βασικά δεδομένα δεν είναι πια εσωτερικό ζήτημα: σταματά το φορτηγό.

Το πλαίσιο ορίζεται από τις αποφάσεις Α.1122/2024 και Α.1123/2024 και εφαρμόζεται σταδιακά, ανά κατηγορία επιχειρήσεων και αγαθών. Επειδή το χρονοδιάγραμμα έχει τροποποιηθεί αρκετές φορές, το πρώτο πράγμα που πρέπει να ξέρετε είναι σε ποια φάση εντάσσεται η δική σας επιχείρηση με βάση την ισχύουσα απόφαση της ΑΑΔΕ.

Τι αλλάζει ουσιαστικά στη ροή της διακίνησης

Μέχρι σήμερα το δελτίο αποστολής εκδιδόταν και συνόδευε το εμπόρευμα, ενώ η διαβίβαση γινόταν εκ των υστέρων. Στο νέο μοντέλο η σειρά αντιστρέφεται και προστίθενται στάδια:

Διαβίβαση του δελτίου στην ΑΑΔΕ πριν την έναρξη της διακίνησης και λήψη μοναδικού αριθμού και QR code.
Δήλωση έναρξης διακίνησης, με πραγματική ημερομηνία και ώρα.
Παρακολούθηση της διαδρομής όταν προβλέπεται, με στοιχεία μεταφορέα και οχήματος.
Ποσοτική παραλαβή από τον παραλήπτη, με αποδοχή, απόρριψη ή δήλωση απόκλισης εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Συσχέτιση και μετασχηματισμός του δελτίου σε τιμολόγιο πώλησης.

Το κρίσιμο σημείο είναι το τέταρτο. Η επιχείρηση παύει να ελέγχει μόνη της τον κύκλο του παραστατικού: εξαρτάται και από το τι θα δηλώσει ο πελάτης ή ο προμηθευτής της. Αν δεν οργανώσετε ποιος και πότε κάνει την ποσοτική παραλαβή, θα συσσωρεύονται εκκρεμότητες που θα εμφανιστούν αργότερα ως αναντιστοιχίες.

Γιατί ένα σωστό ERP κάνει τη διαφορά

Η υποχρέωση μπορεί θεωρητικά να καλυφθεί και με χειροκίνητες λύσεις. Σε επιχείρηση με πραγματικό όγκο διακινήσεων, όμως, αυτό δεν αντέχει. Ένα σωστά παραμετροποιημένο ERP προσφέρει:

Αυτόματη διαβίβαση μέσω διεπαφής με την ΑΑΔΕ, χωρίς διπλοκαταχώρηση.
Μηχανισμό επανάληψης όταν η διαβίβαση αποτύχει, με ορατή ουρά εκκρεμών εγγραφών αντί για σιωπηλά σφάλματα.
Παρακολούθηση αποθεμάτων ανά αποθηκευτικό χώρο, ώστε οι ενδοδιακινήσεις να αποτυπώνονται σωστά.
Διακριτές σειρές παραστατικών ανά υποκατάστημα, όχημα ή σκοπό διακίνησης.
Ρόλους και δικαιώματα χρηστών, ώστε να μην εκδίδει δελτία όποιος τύχει.
Πλήρες ιστορικό ενεργειών, που είναι το μόνο πράγμα που θα σας σώσει σε έναν έλεγχο έξι μήνες αργότερα.

Αν το υπάρχον σύστημά σας δεν καλύπτει αυτά τα σημεία, η συζήτηση δεν είναι αν θα το αναβαθμίσετε αλλά πότε. Το κόστος της αναβάθμισης είναι προβλέψιμο. Το κόστος μιας σταματημένης αποθήκης δεν είναι.

Εσωτερικοί κανόνες και ροές που πρέπει να οριστούν

Πριν πειράξετε λογισμικό, γράψτε τη διαδικασία. Σε μία σελίδα, με ονόματα και ώρες:

Ποιος εκδίδει το δελτίο, ποιος το εγκρίνει και ποιος είναι ο αναπληρωτής του σε άδεια ή ασθένεια.
Ποια είναι η καταληκτική ώρα έκδοσης ανά ημέρα, ώστε να προλαβαίνουν τα δρομολόγια.
Ποιος κάνει την ποσοτική παραλαβή των εισερχόμενων και σε πόσες ώρες από την άφιξη.
Τι γίνεται σε απόκλιση ποσότητας ή σε ελλιπή παραλαβή: ποιος αποφασίζει αποδοχή ή απόρριψη.
Πώς αντιμετωπίζονται οι ειδικές περιπτώσεις: επιστροφές, δείγματα, αποστολή για επεξεργασία σε τρίτο, ενδοδιακινήσεις μεταξύ αποθηκών, εξαγωγές.
Ποια είναι η εφεδρική διαδικασία σε βλάβη δικτύου ή μη διαθεσιμότητα των υπηρεσιών, και ποιος ενεργοποιεί την επαναδιαβίβαση όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.

Παράλληλα, καθαρίστε τα βασικά δεδομένα. Το ψηφιακό δελτίο αποστολής είναι ανελέητο με τα ελλιπή μητρώα: λανθασμένο ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου, ασαφής διεύθυνση παράδοσης, ελλιπείς κωδικοί ειδών ή λάθος μονάδες μέτρησης οδηγούν σε απόρριψη της διαβίβασης τη χειρότερη δυνατή στιγμή.

Οι έλεγχοι που πρέπει να τρέχουν κάθε μέρα και κάθε μήνα

Η συμμόρφωση δεν είναι έργο με ημερομηνία λήξης, είναι ρουτίνα. Ελάχιστο σετ ελέγχων:

Ημερήσια: δελτία που εκδόθηκαν αλλά δεν διαβιβάστηκαν επιτυχώς.
Ημερήσια: διακινήσεις σε εξέλιξη που έχουν ξεπεράσει τον αναμενόμενο χρόνο παράδοσης.
Ημερήσια: εισερχόμενα δελτία σε εκκρεμότητα ποσοτικής παραλαβής.
Εβδομαδιαία: ανοιχτά δελτία αποστολής χωρίς αντίστοιχο τιμολόγιο.
Εβδομαδιαία: αποκλίσεις ποσοτήτων μεταξύ αποσταλέντων και παραληφθέντων.
Μηνιαία: συμφωνία των διαβιβασθέντων παραστατικών με τα δεδομένα του myDATA και με τα βιβλία.

Ορίστε υπεύθυνο για κάθε έλεγχο. Ένας πίνακας που τον κοιτάζει ο καθένας δεν τον κοιτάζει κανείς.

Πρακτικά σημεία συμμόρφωσης

Το εμπόρευμα πρέπει να συνοδεύεται από το παραστατικό σε μορφή που να μπορεί να επιδειχθεί σε έλεγχο, με το QR code προσβάσιμο. Λύση με tablet ή κινητό στον οδηγό είναι αποδεκτή, αρκεί να λειτουργεί και εκτός κάλυψης.
Οι οδηγοί και το προσωπικό αποθήκης χρειάζονται σύντομη, συγκεκριμένη εκπαίδευση. Δεν χρειάζεται να κατανοήσουν τη νομοθεσία, χρειάζεται να ξέρουν τι κάνουν όταν κάτι πάει στραβά.
Οι εκκρεμείς ή αδιαβίβαστες διακινήσεις δημιουργούν έκθεση σε πρόστιμα του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας και, το ίδιο σοβαρό, αναντιστοιχίες αποθεμάτων που θα εμφανιστούν στην απογραφή.
Ενημερώστε εγκαίρως πελάτες και προμηθευτές για το πώς θα γίνεται η παραλαβή. Οι μισές καθυστερήσεις προέρχονται από τον αντισυμβαλλόμενο που δεν έχει ακόμη οργανωθεί.
Κρατήστε τεκμηρίωση της παραμετροποίησης: ποιες σειρές, ποιοι χρήστες, ποιοι σκοποί διακίνησης. Θα σας χρειαστεί σε κάθε αλλαγή προσωπικού ή συστήματος.

Πού να ξεκινήσετε

Ξεκινήστε με μια απλή καταγραφή: πόσα δελτία εκδίδετε τον μήνα, από πόσα σημεία, με πόσους σκοπούς διακίνησης και ποιοι τα χειρίζονται. Αυτή η εικόνα καθορίζει αν χρειάζεστε πλήρη διασύνδεση ERP ή μια ελαφρύτερη λύση, και δείχνει πού είναι πραγματικά τα κενά.

Στην Inverso Finance βοηθάμε επιχειρήσεις να χαρτογραφήσουν τις ροές διακίνησης, να ρυθμίσουν τις διαδικασίες και τους ελέγχους και να συνεννοηθούν σωστά με τον πάροχο του λογισμικού τους. Αν θέλετε να δείτε πού βρίσκεστε πριν σας πιέσει η προθεσμία, επικοινωνήστε μαζί μας για μια πρώτη αξιολόγηση.